W PKP CARGO SERVICE  sp. z o.o. funkcjonuje System Zgłaszania Nieprawidłowości (Whistleblowing System), który umożliwia pracownikom i osobom, podmiotom współpracującym  z PKP CARGO SERVICE sp. z o.o. zgłaszanie nieprawidłowości, które mogą zostać uznane za niezgodne z przepisami prawa, przepisami wewnętrznymi lub standardami postępowania, w tym normami etycznymi przyjętymi przez Spółki w Grupie Kapitałowej PKP CARGO i obowiązującymi w PKP CARGO SERVICE  sp. z o.o.

Informacje mogą być przekazywane zarówno imiennie jak i anonimowo w następujących formach:

• USTNIE: za pośrednictwem dedykowanej, zewnętrznej infolinii zapewniającej anonimowość osobie zgłaszającej naruszenie (tel. 22-129-16-98) albo bezpośrednio Koordynatorowi ds. Compliance Spółki, 
• PISEMNIE (papierowo lub elektronicznie): na adres dedykowanej, zewnętrznej platformy internetowej obsługującej zgłoszenia i zapewniającej anonimowość osobie zgłaszającej naruszenie pkpcs@liniaetyki.pl lub na adres dedykowany w Spółce do przyjmowania zgłoszeń etyka@pkpcs.pl a także z wykorzystaniem drogi pocztowej na adres: Koordynator ds. Compliance PKP CARGO SERVICE  sp. z o.o., ul. Grójecka 17, 02-021 Warszawa – koniecznie z dopiskiem „do rąk własnych”.

Osoby zgłaszające nieprawidłowość oraz osoby, których zgłoszenie dotyczy mogą liczyć na dyskrecję, ochronę danych osobowych oraz zachowanie pełnej poufności pozyskanych informacji.

Osoba dokonująca zgłoszenia powinna posiadać uzasadnione podstawy, aby sądzić, że będąca przedmiotem zgłoszenia informacja o naruszeniu jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia.

Po wpłynięciu zgłoszenia Koordynator ds. Compliance sprawdza czy podlega ono rozpatrzeniu w ramach obowiązującej w Spółce Procedury Zgłaszania Nieprawidłowości i Ochrony Sygnalistów (procedura wdrożona w związku z ustawą z 14.06.2024 r. o ochronie sygnalistów). Wskazana powyżej Procedura nie ma zastosowania do naruszeń prawa i nieprawidłowości dotyczących naruszenia prawa pracy, w tym zachowań niepożądanych takich jak: dyskryminacja, mobbing, molestowanie, molestowanie seksualne, nierówne traktowanie. Sposób i tryb zgłaszania tego typu naruszeń regulują odrębne regulacje wewnętrzne obowiązujące w Spółce.

Dodatkowo, jeżeli sprawa podlega rozpatrzeniu w ramach innej procedury (w tym np. skargowej, odwoławczej, reklamacyjnej itp.) Koordynator ds. Compliance przekaże zgłoszenie wg. właściwości.

Osoba dokonująca zgłoszenia nieprawidłowości otrzyma w zakresie statusu zgłoszenia stosowaną informację zwrotną.